abc
  Zoeken op: Alle woorden Een van deze woorden Complete zin
if dutch is abacadabra for you ... Klik om deze pagina te verversen
Inhoud verversen
Hoofdmenu

Tip: u kunt de tekst vergroten en verkleinen door met de Ctrl-toets ingedrukt aan uw muiswieltje te draaien.
Hoofdmenu

2 maart 1998

Documentenbeheer

Documentenbeheer kunt u doen met AutoManager WorkFlow, maar ook met Microsoft Access. Tijdens de workshop documentenbeheer worden beide pakketten besproken en getoond. Wilt u meer weten over documentenbeheer of wilt u weten hoe u een documentendatabase opzet, neemt u dan contact met ons op via E-mail of telefoon 071-5414455. U kunt dan gelijk het aanmeldingsformulier voor de workshop aanvragen!

Afbeelding vergroten

AutoManager WorkFlow

Het basisidee van AutoManager WorkFlow voor het documentenbeheersysteem bestaat uit:
  • een kaart met daarop gegevens over het gekoppelde document
  • de documenten zelf.
Bij de gegevens moet u denken aan bijvoorbeeld de naam van de tekenaar, projectnaam ed. Een voorbeeld van een kaartlay-out is de hiernaast afgebeelde figuur. (Klik op de figuur om hem vergroot te kunnen zien.)

Navigator

Afbeelding vergroten Om uw documenten snel terug te kunnen vinden maakt AutoManager WorkFlow gebruik van een Navigator. In dit venster vindt u de volgende items:
  • Overzichtkeuze, hiermee kunt u de opbouw van het venster regelen. U kunt bijvoorbeeld kiezen tussen een lijst beginnend met projecten, gevolgd door de auteur of de directorystrucuur aanhouden. Deze lijst kan door de beheerder gewijzigd worden.
  • Velden, dit zijn de velden die bijvoorbeeld ook op de kaart voorkomen. Deze layout is bovendien te wijzigen door de beheerder.
  • Selecties, om documenten die bij elkaar horen te groeperen. Deze selectiesets kunnen bewaard worden.
  • Status van document. Een document kan bevroren of vergrendeld zijn. Als een document bevroren is dan kunnen de gebruikers geen toegang krijgen tot dit document. Is een document vergrendeld dan is dit veroorzaakt doordat het document al is opgestart in een applicatie, door het importeren van documenten, door het archiveren of door het terughalen van documenten uit het archief.

Batch-import & Pad-veld relatie

Met AutoManager WorkFlow kunt u snel aan de slag. Met behulp van de batch-import kunt u gebruik makend van de Pad-Veld relatie grote aantallen documenten importeren in de database. Daarbij worden bepaalde velden automatisch ingevuld. Een voorbeeld van een Pad-veld relatie is:

C:\CAD\{PROJNR}\{AUTEUR}\{STATUS}

In dit geval zullen alle bestanden in C:\CAD\981072\SIEM\GOED voor het veld {PROJNR} de waarde 981072 krijgen, de waarde SIEM voor het veld {AUTEUR} en de waarde GOED voor het veld {STATUS}. De Pad-Veld relatie kan aangepast worden.

Wanneer u documenten in uw systeem heeft geimporteerd dan kunt u vanuit AutoManager WorkFlow de documenten opstarten en wijzigen. De koppeling met AutoCAD kan er zelfs voor zorgen dat uw tekeninghoofd verwijzingen heeft naar de velden op uw kaart in AutoManager WorkFlow. Daarbij worden wijzigingen in het tekeninghoofd in AutoCAD doorgegeven aan de velden in AutoManager WorkFlow en visa versa.

"Redlining"

In AutoManager WorkFlow is het bovendien mogelijk om digitale aantekeningen te maken, het zogenaamde "Redlinen". Daarbij kunt u in AutoManager WorkFlow aangeven op het document wat er gewijzigd moet worden, of een document van commentaar voorzien. In AutoCAD worden deze aantekeningen op een aparte laag neergezet.

AutoManager WorkFlow versie 6.1

De nieuwe versie van het documentenbeheerpakket AutoManager WorkFlow is uit.

Nieuwe mogelijkheden zijn o.a.:
  • ondersteuning AutoCAD 2000:
    Implementatie van Autodesk's ObjectDBX-technologie waardoor AutoCAD 2000 tekeningen moeiteloos kunnen worden ingezien en afgedrukt zonder hiervoor AutoCAD 2000 zelf op te starten.
  • internet publishing tool:
    Uw documenten- database (of een kopie ervan) kunt u op het internet zetten. Met de AutoManager-plugin voor uw Internetbrowser kunt u deze database bekijken en bewerken op het internet.
Daarnaast zijn de volgende items nader bekeken en uitgewerkt:
  • direct scanning:
    Oorspronkelijke papieren documenten zoals revisiegegevens kunnen worden gescand en direct aan de database van AM Workflow worden toegevoegd.
  • Millennium:
    In AutoManager WorkFlow wordt de jaartelling al versies lang met vier cijfers gedaan. Problemen met het jaar 2000 worden dan ook niet in de nieuwe versie van AutoManager WorkFlow verwacht. U kunt natuurlijk wel een implementatie hebben waar slechts de laatste twee cijfers van het jaar gebruikt worden.

Wilt u meer weten over AutoManager WorkFlow dan kunt u een demo-CD aanvragen,
of hier klikken.
U kunt natuurlijk ook naar onze workshop komen.

Microsoft Access 97

Het basisprincipe van Access is gelijk aan dat van elk programma voor relationele databases, nl. tabellen met gegevens die onderling met elkaar in verband staan. Bv. een tabel met gegevens over tekeningen en een tabel met projectgegevens.
Op deze wijze bent u met Microsoft Access in staat om niet alleen een documentenbeheersysteem op te zetten, maar dit te combineren met bijvoorbeeld objecten- of ruimtenbeheer.

Relaties

Als de tabellen goed gedefinieerd zijn kunnen er onderlinge relaties gedefinieerd worden. Doorgaans zijn dit relaties zoals:
  • Dit document hoort bij dat project.
  • Siem werkt bij IDEOMA.
  • Dit document is gemaakt door Karin.

Eén op veel relaties

Bij het vastleggen van de onderlinge relaties tussen objecten maakt men vaak onbewust enkele keuzes die voor de informatiestructuur van groot belang zijn, nl. in dezelfde volgorde als hierboven:
  • Eén document kan maar bij één project horen, terwijl een project meerdere documenten kan hebben.
  • Eén persoon kan maar bij één bedrijf werken, terwijl bij een bedrijf meerdere personen kunnen werken.
  • Eén document kan maar door één persoon gemaakt zijn, terwijl één persoon meerdere documenten kan maken.
Dergelijke relaties noemen we één op veel relaties. Een voorbeeld van relaties staat hieronder afgebeeld.

Afbeelding vergroten

Referentiële integriteit

De definitie van deze relaties gaat nog iets verder als we het volgende vast willen leggen:
  • Een document kan niet bestaan zonder een bestaand project.
  • Een persoon werkt altijd bij een bekend bedrijf.
  • Een document moet altijd door een bekend iemand gemaakt zijn.
We willen daarbij dus regelen dat het object waarnaar verwezen wordt ook echt bestaat en als zodanig in de tabellen bekend is. Deze regeling noemt men in database-termen referentiële integriteit. Afbeelding vergroten

Voorbeeld van een praktijktoepassing

Hiernaast ziet u een praktijktoepassing met Microsoft Access. Wilt u meer weten over Microsoft Access of opleiding documentbeheer, klik dan hier of neemt u dan contact op met IDEOMA of tel: 071-5414455.
De tekst links hiernaast is verouderd.

Het laatste nieuws over documentenbeheer vindt u hier
Uw reactie wordt zeer op prijs gesteld. Zegt het voort!

Klik voor onze Facebook-pagina Om te voorkomen dat uw surfgedrag op onze website kan worden gevolgd door derde partijen, zoals Facebook, hebben wij alle actieve links e.d. verwijderd, m.u.v. Statcounter. U kunt natuurlijk nog wel onze Facebook-pagina bezoeken.
Meer informatie?
Wilt u meer informatie, een offerte of een webdemo? Vul dan hier uw gegevens in. We sturen dan per email de gevraagde informatie of geven u enkele datums voor een webdemo.

Sinds maandag 2 juli 2007 zijn op ideoma.nl pagina‘s bekeken. Bekijk hier de statistieken

Open uw PDF!
Stop printen, krassen, scannen - maak uw PDF-aantekeningen meteen digitaal!

Open uw DWG!
Bespaar fors op uw CAD-licentiekosten met Open DWG software!



Probeer GstarCAD eens ... © Copyright 1992-2020, IDEOMA intelligent systems bv